Minimalizar la agenda y tener más tiempo durante la semana es un objetivo que muchos buscamos para mejorar nuestra calidad de vida. Saber que vamos a tener tiempo para todo es algo que parece lejano para muchos e inclusive cuando tenemos tiempo, a veces parece que vamos tachando una exhaustiva lista de quehaceres que al final, no tiene un objetivo real más que terminar con las cosas de la semana. Siempre estoy pensando en formas de usar mi tiempo con inteligencia, pero no para ser más productiva sino para aprovechar mejor mis tiempos con las personas y las cosas que quiero priorizar. Muchas veces esto no pasa y termino priorizando lo urgente. Por eso trato de rever mi agenda con frecuencia porque sé que me voy por las ramas de las obligaciones todo el tiempo.
Y estas son algunas de las cosas que trato de rever cada vez que me siento con la agenda:
1- Clasificar las tareas
Ya hablé en “3 pasos para tener una agenda minimalista” sobre la Matriz Eisenhower que plantea lo siguiente:
Hay cosas que son:
| Urgente e importante (hacer) |
| Urgente, pero no importante (delegar) |
| No urgente, pero importante (agendar) |
| Nem urgente nem importante (excluir) |
2- Bloques de tiempo.
A mí me sirve bastante, hay gente que prefiere otras formas. Lo que es interesante acá es que lo que vayas a poner en tu agenda sea eso que realmente tenés que hacer, sea urgente, importante, no urgente, etc. Que no la llenes de cosas que no tienen un por qué claro. Y este por qué no necesita ser algo de vida o muerte ni algo que tenga que tener un resultado específico. Con esto me refiero a que importante y no urgente por ejemplo puede ser pasear con tu familia. Mirarte una peli. Pero ponelo en tu agenda. Puede que no sea algo “productivo”, que te traiga “retorno”. Pero es por eso que estamos reviendo la agenda, para que lo importante, en todas las esferas de tu vida, tenga prioridad.
No hay misterio con esto, básicamente es dedicarle un tiempo determinado en tu agenda a aquello que ya clasificaste. Yo antes hacía todo por horas de clase o por el tiempo que estaba en la escuela. Después me di cuenta que el tiempo entre clases que yo me daba por libre, era inexitente porque siempre estaba o preparando clases o hablando con alumnos. Así que cuando empecé a hacer bloques de tiempo, el tiempo fluyó diferente. ¿Por qué? Porque el bloque de tiempo te da un changüí, un extra para lidiar con los imprevistos. Un ejemplo simple es cuando intentaba resolver cuestiones de casa como llamar a la compañía de Internet por una factura durante ese tiempo que creía que tenía libre. Nunca terminaba de resolver nada, perdía minutos preciosos de descanso y tenía que repetir todo al día siguiente. Ahora cuando tengo que reclamar algo, me pongo en la agenda una hora y cuándo lo voy a hacer porque ya sé que es probable que pase un buen tiempo al teléfono para resolver las cosas. Cuando pongo el tiempo de trabajo en la agenda, incluyo el tiempo de viaje en ese bloque porque yo no dispongo de ese tiempo para nada más que ir al trabajo (y leer, bueno). En definitiva, los bloques de tiempo (y si les ponés colores, mejor), ayudan a visualizar con más claridad para dónde se va nuestro tiempo y si estamos haciendo un buen uso de él.
3- Hacé revisiones periódicas
Yo ya comenté que soy doña cursos y doña proyectos. Cuando me empiezo a llenar de cosas que quiero hacer, me sirve mucho rever la agenda semanalmente. Y ahí empiezo a simplificar y sacar cosas de la agenda. Las revisiones nos sirven también para ver si lo que estamos haciendo, sea algo de trabajo, sea algo personal, está yendo para donde queremos que vaya y si no es así, rearmarse o abandonar. Porque a veces es eso: no querer seguir inventando tareas y concentrarnos en otras cosas que sí pueden ser importantes. Fijate en qué momento de tu vida estás y programá esas revisiones. Para mí, hoy por hoy, es algo semanal porque me estoy llenando de proyectos que realmente tengo que ver si son viables por tiempo, por economía y por energías. En otros momentos, son mensuales.
En resumen, más allá de cómo vas a rever tu agenda (si vas a usar la matriz Eisenhower ou outra, si usás bloques de tiempo y si hacés revisiones periódicas), lo importante es priorizar aquello que te ayude a tener una vida que te haga bien.
Nos vemos la semana que viene con más Minimalismo Real.