Independientemente de si sos el CEO (todavía no sé que son esas siglas) de alguna empresa importante o te dedicás a las tareas del hogar, todos tenemos una agenda que organizar. Y cuando la vida viene en torbellinos, una agenda minimalizada nos va a ayudar a poder enfrentarlos. Para eso, veamos tres pasos para conseguirlo.
1- Elegir un método de organización.
Existen innúmeros métodos y formas de organizar una agenda. Uno de los más conocidos es la Matriz Eisenhower que plantea que las cosas pueden ser urgentes e importantes (ej.: estudiar para un examen que tendremos mañana) y tienen que ser hechas ahora, ya. Otras cosas pueden ser urgentes y no importantes y tenemos que colocar en la agenda día y hora para realizarlo (ej.: comprar una camiseta nueva para reemplazar la que está viejita). Hay cosas no urgentes e importantes y esto podemos delegarlo o ver si podemos dividir el trabajo (ej.: limpiar la casa en profundidad). Y hay otras cosas que no son urgentes y que no son importantes y que se pueden eliminar (ej.: ver ese video de gatitos en Instagram). Personalmente no creo que ningún método sea 100% efectivo y éste en particular tiene un problema: a veces las cosas no urgentes y no importantes nos dan un respiro de la vorágine que es la realidad. Y ver un video de gatitos nos hace reír un rato. Sin embargo, dicho esto, un método nos ayuda a no tener que depender de nuestros instintos o nuestros deseos de hacer o no hacer algo. Así que elegir el método que más nos queda cómodos es una buena forma de empezar a minimalizar la agenda de tareas que pueden o no ser necesarias de cumplir.
2- Reconocer prioridades.
Más fácil decir que hacer, claro. Pero no imposible. Cada uno tiene en la vida situaciones que nos merecen más o menos atención. La mayoría de nosotros tenemos como prioridad tener nuestras necesidades básicas cubiertas: comida, servicios esenciales y un techo bajo el cual vivir. Y después va a variar de acuerdo a nuestra realidad. Habrá quien quiera viajar y para eso, deberá priorizar ganar dinero. Entonces la agenda probablemente esté llena de actividades que tengan que ver con aumentar los ingresos de alguna manera. Otros tendrán como prioridad la salud y la agenda tendrá horas de gimnasio. Por eso, primero debemos ver cómo cubrir nuestras necesidades básicas; y a partir del tiempo que tengamos disponible, empezar a priorizar.
¿Pero qué pasa si no tengo tiempo para todo lo que quiero priorizar?
Esta es una realidad de muchos de nosotros: trabajamos 9 horas, más dos horas entre ida y vuelta y después las obligaciones de casa. En ese caso, volvemos a rever prioridades y vemos qué podemos y qué no podemos hacer. No es de ninguna forma resignarse pero sí entender que la vida funciona en ciclos que nos llevan a situaciones que tal vez no queremos pero con las cuales tenemos que lidiar. Entonces el curso que querías hacer el mes que viene, quizás lo tengas que hacer el año que viene. Y tendrás 365 días para hacerte tiempo para esa prioridad. Porque si todo lo que querés hacer hoy, ahora, es prioritario, nada en realidad es prioritario.
3- Probar por 30 días y ajustar.
Los 30 días es cosa mía pero lo de ajustar no. Una vez que tengas una agenda definida con el método que mejor te quede, fijate cómo funciona para el próximo mes. ¿La pudiste cumplir? ¿Era muy rígida? ¿Muy poco clara? ¿Muy fácil de no cumplir con los objetivos? Entonces hay que ajustarla. No somos los mismos hoy y mañana; la agenda entonces tampoco puede ser estática. Por eso necesita ajustes. 30 días son suficientes para saber cuán acertada o no fue esa agenda creada.
¿Y cómo aplico todo eso por casa?
1- Elegir un método de organización: la verdad, hace poco empecé a implementar la matriz Eisenhower. Y aquí va el resultado: cuando uno trabaja 9 horas diarias, a veces es difícil poner lo que es importante a nivel personal y a nivel laboral por separado. Pero sí me ayudó a ver que había cosas que tenía como importantes que no eran taaan importantes y cosas que estaba dejando de lado que sí eran importantes. También me ayudó a ver cómo manejaba mi tiempo y aunque todavía no solucioné mi organización en términos de agenda, me dio una buena visión de esa inexistente gestión de tiempo que tengo. Ahora, como dije antes, hay cosas no importante y no urgentes que son parte de mi vida y que no negocio: a mí me gusta ver una buena película de suspenso y algunas series que reveo desde hace años. Y hoy por hoy, no me saques Mandalorian porque mato a alguien.
2- Reconocer prioridades: yo tengo una tesis de posgrado para terminar. La debería haber terminado hace dos años y me dieron una última extensión. Pero entendí que hoy, viviendo en una ciudad a 3000 km de mi familia, con mis hijos creciendo y necesitándome, no tengo tiempo de hacerla. Con mucho pesar, esta semana decidí que si no consigo encontrar tiempo para escribirla -sin dejar de lado el trabajo que me sustenta y mis hijos que me necesitan- entonces será en otro momento. La vida tiene ciclos y en este, mi prioridad es acompañar a mis hijos en su proceso de alfabetización y en su nueva etapa escolar y de socialización. Entonces aceptar que no todo puede ser prioritario y que a veces nos toca dejar ir algo para tal vez retomarlo en el futuro, nos ayuda a minimalizar el ruido de nuestra mente (y nuestra agenda).
3- Probar por 30 días y ajustar: 30 días es más que suficiente para saber si te vas a adaptar a lo que te propusiste o no. Ya sabés si eso de levantarte a las 4:00 de la mañana (jamás lo haría) y bañarte con agua fría (soy de una región donde se congelan los caños de agua a la mañana, tampoco lo haría) para despabilarte sirve o no. Si no pudiste sostenerlo por cinco días a lo largo de 30 días, entonces es hora de ajustar el plan. Tal vez en vez de levantarte a las 4:00 puedas levantarte a las 6 y darte una ducha después de hacer ejercicios. Para mí, fue querer levantarme 5:30 con dos hijos que se despiertan doscientas veces por noche. No pude. Ahí dejé a las 5:50. Parece poca cosa pero 5:50 me da tiempo para remolonear, levantarme, cambiarme y mover el esqueleto para que a las 6:30 podamos desayunar para empezar el día. Y los dos días que no hago ejercicios, los uso para dormir un poco más o escribir mientras todos duermen. Claro que no todas las semanas suceden como planeado: de hecho, la semana pasada me levanté a las 6:30, 6:50 porque estaba muy cansada porque los chicos estaban enfermos, no fueron a la escuela y yo trabajé desde casa. Ahí no es cuestión de ajustar la agenda porque no pude cumplir sino que es cuestión de entender que cosas pasan y a veces, simplemente no podemos ser tan estrictos con nosotros mismos.
Entonces, eligiendo un método que determine lo importante y lo no importante, entender cuáles son tus prioridades y probando y ajustando, podés minimalizar tu agenda para que sea lo más cercano a lo que realmente debés y podés hacer.
Nos vemos la semana que viene en otro momento de “Minmalismo real”.