Llega fin de año y nos empezamos a acordar que tenemos que resolver cosas y cositas burocráticas que se nos fueron acumulando a lo largo de las semanas. O simplemente decidimos que es hora de organizar el lío que se nos armó en la caja donde guardamos las cuentas (o en la carpeta virtual donde ponemos todo).
Sea cual sea el motivo, siempre es bueno tener organizados documentos importantes. Para eso, les paso 4 formas que vienen funcionando -dentro de sus posibilidades- acá en casa:
1- Documentos vitales
Yo los llamo así porque son los documentos que te identifican para la vida y que sin ellos no podés ni sacar un pasaje de micro. Por ejemplo, el documento de identidad. Independientemente de si los tenés en un cajón, en un sobre, en una caja, en lo que sea, lo importante es que estos documentos estén separados del resto. Son esos documentos básicos que te piden escanear para abrir la cuenta digital del banco Dinerín o para pedir algún beneficio para tus hijos como partida de nacimiento. Separarlos y dejarlos fácilmente a mano te salva muchas veces, más que nada ahora que te piden una foto de absolutamente todo a la hora de solicitar turnos, abrir cuentas, cerrar cuentas, comprobar cuentas, pagar cuentas… En mi caso, yo tengo todos los documentos importantes en una caja y los documentos vitales están dentro de un sobre que me hice con las tapas de una revista, le pegué una etiqueta hecha de papel y nunca más tuve problemas en andar buscando lo que necesitaba.
2- Cuentas, recibos y otras yerbas.
Cada país tiene una normativa sobre cuánto tiempo hay que guardar las cuentas y los recibos de pago. Hoy con la digitalización del mundo, esto se vuelve un poco más fácil porque todo queda en un archivo pdf o jpeg. De cualquier forma, sea físico o digital, es importante tener un orden porque nunca se sabe cuando alguien va a venir a reclamarte algo. Para eso, separar cuentas y recibos por un lado es importante para facilitar la búsqueda. Si es en forma física, lo mejor es una carpetita con folios plásticos donde pongas las cuentas por mes o por servicio. Yo lo hacía por servicio y si aparecía algo diferente, como por ejemplo el pago de una compra o un servicio eventual, lo ponía en un folio diferente llamado “pagos y servicios eventuales”. Las carpetas, y esto es una recomendación personal, deben ser anuales. Cuando es en formato físico, ayuda mucho porque digamos que ya pasaron cinco años del pago y venció la posibilidad de cualquier reclamo (tuya o de quien prestó el servicio), simplemente agarrás la carpeta de eso año y hacés una linda fogatita con esos papeles mientras practicás un ritual de prosperidad al estilo celta. Cuendo es en formato digital, es igual. Dentro de una carpeta anual, creá carpetas mensuales donde puedas poner tanto factura como recibo de pago. Ponerles nombre ayuda mucho cuando querés buscar esas facturas o recibos (esto último hace un par de meses que no lo hago y la verdad, tengo que volver a la costumbre de poner Luz Nov 23 porque es mucho más fácil de encontrar). Con otras yerbas me refiero a cosas como garantías y manuales. Éstas por lo general son impresas. Yo hago una revisión semestral porque la mayoría que viene con el producto no llega al año. No guardo manuales que puedo encontrar en línea, antes los ponía acá con las garantías.
3- Documentos administrativos
Esta sección también tiene subsecciones.
Inmueble: Si sos el feliz propietario de un inmueble, acá entrarían los impuestos inmobiliarios (sean municipales, provinciales o terrestres, porque siempre aparecen impuestos de algo a pagar) y la escritura. Si alquilás, contratos y pagos de alquileres. Esto yo no los ponía con las cuentas, el alquiler iba en la sección inmueble.
Laboral: si sos un feliz empleado en blanco (o registrado), acá entra el recibo de sueldo. Mi recibo hoy es digital, así que lo guardo en una subcarpeta llamada “Recibos de sueldo” dentro de la carpeta “Documentos administrativos”. También cada tanto me fijo si se realizan los aportes jubilatorios y hago un pdf con los aportes. Tengo la esperanza de jubilarme a los 95 años si esto sigue así. También entran las rescisiones de contrato. Si sos autónomo, acá guardamos los comprobantes de pago tanto de tus obligaciones impositivas (en Argentina se llama monotributo) como de los pagos que recibís por tus servicios o productos.
4- Estudios médicos.
Los exámenes médicos hay que guardarlos hasta un año o hasta a hacer un nuevo examen (dijo mi médico). Y es una regla que sigo con cuidado. En e ste caso, hoy también contamos con lo digital pero los exámenes de imágenes generalmente son impresos y gigantes. En este caso, yo recomiendo dejar lo digital guardado en la nube (Google tiene 15 gb gratis, te podés armar una cuenta solo para guardar tus documentos) y lo que necesariamente sea examen de imagen, guardarlo (aparte si tenemos la suerte de ver un eclipse solar, vamos a necesitar la radiografía del pie de la tía para poder verlo). Para organizar lo digital, es como las cuentas: se arma una carpeta llamada “Exámenes médico” y dentro de ella, una del año. Dentro del año, por mes. Y cada examen tiene que llevar el nombre porque acá sí no te vas a acordar cuándo te hiciste un hemograma completo y si ponés “hemograma” en la caja de búsqueda, te van a aparecer los que tengas y es más fácil encontrarlo. Entonces quedarían las carpetas de esta forma:
1-Exámenes médicos
2- 2023
3- Noviembre
4- Dentro de noviembre, el nombre del archivo “Examen de sangre”.
En el caso de los físicos, yo a los sobres de los impresos les pongo nombre y fecha. Por ejemplo, la última resonancia fue en junio entonces puse “Resonancia abdomen total, junio 2023”. Es mucho más fácil encontrar así las cosas antes de ir al médico.
En general, a cada seis meses reviso la caja física y trato también de hacerlo con la digital (aunque ésta la verdad, la reviso con menos frecuencia).
Para resumir, la caja de documentos física no va a tener mucha cosa. La mía por ejemplo tiene lo documentos vitales, algunos administrativos y algunos médicos. Ya las digitales, están todas organizadas bajo el nombre “Documentos importantes”, dentro carpetas con los años, dentro de los años las específicas (cuentas y recibos, administrativos, exámenes médicos) y dentro de cada una, los meses. Parece algo muy complicado pero no lo es. Sobre todo ahora con lo digital. ¿Llegó una cuenta y la pagaste? Mandala a la carpeta correspondiente de la nube. ¿Recibiste el examen de sangre? Lo mismo. ¿Fuiste a buscar la impresión de tu ultrasonografía? Ya metela en la caja de documentos con el nombre y fecha del estudio.
Y una última cosita que es importante: lo sacaste del lugar para usar, lo volvés a poner en su lugar cuando terminaste. Sino, no hay organización que aguante.
Nos vemos la semana que viene con más Minimalismo Real.
Hola, Muna. Es mi segundo comentario en alguno de tus posts. Por lo general, te escucho en Spotify, aunque de vez en cuando me cruzo por el blog, porque hay algo en la lectura que me atrapa más. Como que te llama a estar más presente para recibir el mensaje transmitido.
A consecuencia de este episodio: “4 formas de organizar documentos”, pude reforzar un leve impulso que tenía en estos días por depurar un sinfín de documentos del trabajo —que, en definitiva, ya no necesitaré—. Finalmente me decidí a llevar para reciclaje las bolsas con hojas de papel que fui acumulando por años de casos importantes, los cuales, a la vuelta de un par de décadas, resultaron no ser tan relevantes. En su momento, quise dejarme copia de algunos originales, pero ha llegado el punto de dejar ir y tomar mayor conciencia a la hora de saber qué merece ser archivado en físico, puesto que representa imprimir, fotocopiar, etc., gastando más papel innecesariamente cuando en muchas de esas veces, el archivo digital cumple los propósitos deseados.
Como siempre, me quedo con el valor de tus líneas y, repito, esta vez me ayudaron a decidirme por depurar mis archivos físicos de trabajo.
Si me permites, quisiera compartirte algo que me ha servido muchísimo a la hora de archivar mis documentos digitales. Tiene que ver con la manera en que los nomino. Indudablemente, hay categorías que merecen otras subcategorías, pero a veces, según la cantidad que documentos o archivos que sean, me quedo con una sola carpeta general y, por la forma en que titulo cada archivo, me ayuda a localizarlos más rápido. El método que he encontrado práctico es el siguiente:
1. Año, mes y día, en formato numérico XXXX-XX-XX.
2. El tipo de categoría o subcategoría.
3. Una brevísima descripción, si es necesario.
De esa manera, al soltar todos los archivos en la carpeta general o subcarpeta, si fuere el caso, fabulosamente quedan ordenados cronológicamente, y con solo leer el nombre del documento, puedes saber la fecha y de qué trata el mismo.
Usando tus ejemplos del post, los nominaría así: “2023-11 – Luz” y “2023-11 – Examen de sangre.”
Es algo que dejo por acá porque me ha ayudado mucho en mi organización digital. Un saludo y la mejor energía desde El Salvador. A la espera de escuchar/leer un nuevo post luego de tu pausa.